+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Главная > Таможенные органы > Работа кадровой службы по защите персональных данных в организации

Работа кадровой службы по защите персональных данных в организации

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Работа кадровой службы по защите персональных данных в организации

Ответим на вопрос, что относится к персональным данным работника организации. Согласно ст. Трудовой кодекс определяет перечень документов, которые человек предъявляет работодателю при поступлении на работу:. В процессе работы эти данные могут изменяться и дополняться. Дорогие читатели!

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как защитить персональные данные сотрудников и не попасть на повышение штрафов с 1 июля 2017 года

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Безопасность компании и персонал.

В соответствии с требованиями главы 14 Трудового кодекса РФ процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован.

Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.

При работе с документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:. Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами. Главным моментом в защите персональных данных является четкая регламентация функций работников кадровой службы и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам функциональных комплексов документов, дел, картотек, журналов персонального учета и баз данных.

Любые посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в кадровой службе. Особенно это касается бланков и документов строгой отчетности. Под посторонним лицом мы понимаем не только злоумышленников или их сообщников, но и сотрудников организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой службы. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников этого отдела.

Однако, каждый работник должен быть письменно проинформирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные.

Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы первым руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждым работником этой службы определенных массивов документов, необходимых ему для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми документами и материалами службы. Видимо, целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до хранения документации. В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы например, при болезни одного из них, увольнении должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

При работе с кадровой документацией следует, прежде всего, соблюдать следующие специфические особенности ее обработки и хранения. Приказы распоряжения по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в отделе кадров, а не в службе документационного обеспечения управления делопроизводственной службе.

Эту работу следует возложить на отдельного сотрудника кадровой службы или нескольких сотрудников, например, в крупных организациях каждый сотрудник может заниматься приказами по категориям персонала - руководителям, специалистам, рабочим и т. Регистрация этих приказов также должна быть передана в кадровую службу. Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении, содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику.

Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности. Особое внимание обращается на сохранность документов личных дел работников. Операции по оформлению, формированию, ведению, закрытию и хранению личных дел выполняются одним работником кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и регламентированный доступ к делам других работников.

В случае правомочного изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа.

Отметка в описи и копия заверяются росписью руководителя и работника кадровой службы. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее включенными в дело. Приказом первого руководителя должен быть установлен порядок ознакомления или выдачи руководящему составу организации личных дел подчиненных работников. Как правило, знакомиться с личными делами могут: первый руководитель - со всеми личными делами, его заместители - с личными делами курируемых ими подразделений, руководители структурных подразделений - с личными делами сотрудников подразделения.

Выдача личных дел на рабочие места руководителей, как правило, не допускается. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела управления кадров и в исключительных случаях по письменному разрешению первого руководителя конкретному руководителю структурного подразделения. Дела выдаются в том числе руководителю кадровой службы или при наличии его письменного разрешения - работнику службы под роспись в контрольной карточке.

В конце рабочего дня личное дело должно быть возвращено соответствующему сотруднику кадровой службы. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений документов и включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.

Ознакомление с делами осуществляется в помещении службы под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела.

Работник организации имеет право знакомиться только со своим личным делом, трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Он имеет право потребовать внесения изменений и дополнений в свои анкетно-биографические и другие данные, подтвержденных документами. Факт ознакомления работника с личным делом также фиксируется в контрольной карточке. Ведение и обеспечение сохранности трудовых книжек.

В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками работников организации. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел.

Особое внимание обращается на учет в бухгалтерии и кадровой службе чистых бланков книжек и бланков листов-вкладышей. Руководитель кадровой службы должен строго контролировать, чтобы трудовая книжка не оформлялась по просьбе работника на неучтенном бланке купленном и, как правило, фальсифицированном , чтобы от граждан не принимались трудовые книжки, оформленные на подобных бланках или имеющие записи, сделанные с нарушениями соответствующей инструкции.

Факт ознакомления работника с записями, произведенными в трудовой книжке, подтверждается его росписью в личной карточке Т-2, в которой эти записи дублируются. Роспись ставится против каждой записи. Кадровая служба должна ежемесячно отчитываться перед бухгалтерией организации о расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту и уничтожаются путем сожжения. На акт наклеиваются вырезанные из бланков номера и серии.

Не полученные гражданами при увольнении трудовые книжки хранятся в отделе кадров отдельно от остальных книжек в течение 2 лет, после чего сдаются в архив на летнее хранение. Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках, на справках и других документах печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только руководителем кадровой службы, так как в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов.

Одновременно руководитель службы контролирует правильность оформления документов. Чистые бланки справок подлежат обязательному учету. Они хранятся у руководителя кадровой службы и выдаются в дневной норме работнику, выдающему справки. По окончании приемных часов этот работник отчитывается перед руководителем службы об израсходованных бланках справок и сдает ему оставшиеся чистыми и испорченные бланки.

Проставлять печати и штампы, а иногда и росписи на чистых бланках документов категорически запрещается. Не менее пристального внимания требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу организации картотеками, журналами и книгами персонального учета работников. За сохранность и конфиденциальность этого банка данных также должен отвечать специально назначенный сотрудник кадровой службы.

Учетная, отчетная и справочная работа кадровой службы наиболее часто формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи с этим первым руководителем организации устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И что особенно важно, определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

Передаваемые из кадровой службы руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения работника, наличие правительственных наград и т. В отделе кадров обязательно остаются копии всех плановых, аналитических, отчетных, справочных и иных документов.

Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в кадровую службу для включения в дело вместо хранящихся там копий. В структурных подразделениях организации могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:. Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них год рождении, образование, местожительство, домашний телефон, имя, отчество супруга и др. Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа.

Нельзя эти документы хранить в россыпи или записывать указанные сведения на календарях, в личных записных книжках.

Не реже одного раза в год работники кадровой службы обязаны проверять наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения. При автоматизированной обработке кадровой информации не рекомендуется данную систему связанные автоматизированные рабочие места кадровой службы включать в локальную сеть организации. Внутри кадровой службы локальная сеть или единичные компьютеры должна быть снабжена необходимыми средствами программно-аппаратной и криптографической защиты информации, регламентирована жесткой системой разграничения доступа сотрудников службы к обрабатываемой и хранимой информации.

В локальную сеть кадровой службы может быть включена рабочая станция автоматизированное рабочее место первого руководителя организации. Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов.

Трудовые книжки хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, работающий компьютер.

В конце рабочего дня сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в металлический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью. Ключи от шкафов сдаются работниками руководителю кадровой службы под роспись в соответствующем журнале.

Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабочее время картотеки и другие материалы. Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками службы. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети. Кадровая служба организации должна иметь минимально три смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек.

Вход в кадровую службу может быть только один. Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.

Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения.

Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, окна защищаются решетками.

Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки. По окончании рабочего дня все двери в том числе внутренние запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны организации.

Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск печати обычно делается на пластилине, в специальной выемке, чтобы печать невозможно было снять и восстановить.

Акция месяца 8- Компания обязана обеспечить надежную защиту персональных данных. Эксперты расскажут, как разработать положение о защите и какие уровни защищенности использовать.

Любое предприятие, независимо от его формы собственности и организационно-правовой формы должно иметь определенный перечень документов по кадровому учету. При этом, как правило, указанный перечень документов не зависит от количества работников данного предприятия — будь то организация с двумя-тремя работниками или крупное предприятие, насчитывающее более ста человек. Другие документы просто упоминаются в статьях ТК РФ, но при этом, как правило, утверждены другими нормативными актами — это касается, прежде всего, основных приказов по личному составу, приказов об отпуске, командировке и т. Но есть и такие документы, которые практически не упоминаются в статьях ТК РФ, однако, несмотря на это являются не менее важными в кадровом учете предприятия, поскольку от их наличия зависит деятельность всего предприятия в целом — дисциплина труда, производительность труда. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Организация архива на предприятии и защиты персональных данных силами кадровой службы

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Что такое персональные данные? Как избежать претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников Как проверить свою бухгалтерскую компанию на предмет защиты персональных данных Ответственность за нарушение закона ФЗ ТОП-5 нарушений, за которые штрафуют компании и руководителей. ФИО и любая другая личная информация о гражданине — это персональные данные. За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная. В соответствии с требованиями главы 14 Трудового кодекса РФ процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован.

Защита персональных данных в работе кадровых служб

В процессе трудовой деятельности любой работник может столкнуться с пристальным вниманием со стороны злоумышленников или конкурентов - как своих, так и конкурентов организации, в которой он работает. Статья посвящена вопросам обеспечения безопасности персонала на основе защиты персональных данных работников. Безопасность собственного персонала - это одно из тех направлений, которое должно быть обеспечено организацией в первую очередь. Безопасность персонала - это состояние защищенности работников - самого важного ресурса предприятия - от внешних и внутренних угроз, нанесения материального, морального или физического вреда в результате случайных или преднамеренных действий. Управление безопасностью персонала является сложной проблемой, которая представляет собой управление комплексом организационных и технических мероприятий, снижающих угрозы безопасности персонала на предприятиях. Подобные угрозы могут быть реализованы в любой организации и по отношению к любому сотруднику, к которому по той или иной причине появился интерес со стороны злоумышленников.

В соответствии с требованиями главы 14 Трудового кодекса РФ процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован. Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.

ФИО и любая другая личная информация о гражданине — это персональные данные. За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная. Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации. То есть о персональных данных можно говорить, если по информации или ее совокупности можно понять, о ком именно идет речь. Если же идентифицировать личность нельзя, то такие сведения нельзя отнести к персональным данным. Исчерпывающего списка персональных данных в законодательстве не приводится.

4.2. Процесс защиты персональных данных в кадровой службе

Акция месяца 8- Компания обязана обеспечить надежную защиту персональных данных. Эксперты расскажут, как разработать положение о защите и какие уровни защищенности использовать. Работник предоставляет работодателю сведения, которые носят личный характер, еще на этапе анкетирования и в процессе трудоустройства.

Персональные данные работника. В контексте трудовых отношений персональные данные - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника ст. В соответствии со ст.

Общие положения 1. Правила обработки персональных данных в администрации Вихоревского городского поселения далее - администрация устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований. Обработка персональных данных в администрации выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение обновление, изменение , извлечение, использование, передачу распространение, предоставление, доступ , обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в администрации. Правила определяют политику администрации как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия операции , совершаемые с персональными данными. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Ответственность за разглашение персональных данных работника Что является персональными данными в нормативном регулировании Прежде всего, необходимо понимать, о чем собственно идет речь. Приведенный перечь является открытым, то есть может дополняться и иными данными в зависимости от сферы их использования.

Защита персональных данных работника курсовая по трудовому праву. общественных или коммерческих организаций. Согласно ч.1 ст. 15 Конституция РФ. является Работа кадровой службы с персональными данными.

Работа кадровой службы по защите персональных данных в организации

После того, как компьютерная техника стала широко использоваться для сбора информации, перед законодателями встала проблема защиты персональных данных. В году Россия ратифицировала Конвенцию Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных и приняла ряд федеральных законов, регулирующих работу с персональными данными граждан. В конце года был принят федеральный закон о защите персональных данных ФЗ от Согласно этому закону все системы обработки персональных данных, созданные после Вышеуказанные требования также описаны этим федеральным законом. Впоследствии, срок был отодвинут до Практически любой человек сталкивается с действием этого закона. Например, при приеме на работу мы передаем свои паспортные и анкетные данные сотрудникам отдела кадров.

Обработка персональных данных в кадровой службе

В процессе трудовой деятельности любой работник может столкнуться с пристальным вниманием со стороны злоумышленников или конкурентов - как своих, так и конкурентов организации, в которой он работает. Статья посвящена вопросам обеспечения безопасности персонала на основе защиты персональных данных работников. Безопасность собственного персонала - это одно из тех направлений, которое должно быть обеспечено организацией в первую очередь. Безопасность персонала - это состояние защищенности работников - самого важного ресурса предприятия - от внешних и внутренних угроз, нанесения материального, морального или физического вреда в результате случайных или преднамеренных действий. Дорогие читатели!

Семинар «Кадровое делопроизводство. Защита персональных данных»

.

.

.

.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2020 mirastroy-nsk.ru